Businesses need to be on guard against identity thieves who target company and employee records so they can file fraudulent tax returns or apply for credit. Experts are warning employers to carefully guard EINs, Employment Identification Numbers, and employee W-2 information. Sophisticated criminals are using email to pass themselves off as company executives and are requesting employee W-2s, which are then used to file bogus tax returns or sold on the dark web. They are also using business EINs to file business returns or to seek new credit. The crooks file tax returns early in order to get refunds, which then cause massive headaches when workers or businesses file their own returns and get rejected. Here are some things you can do to help protect your business and employees. Educate payroll or finance personnel to be cautious of W-2 requests via email. Businesses are encouraged to limit access to this information and to require additional verification, such as a phone call or face-to-face request. File personal and business taxes as early as possible to help reduce chances of a crook filing a fraudulent return in someone else's name. Important business or personal documents should always be kept safe. Ensure business computers are password protected and software is kept current. Review your business credit report regularly. Work with reputable accountants and lawyers who can give you sound advice. Here are red flags to watch for. The IRS rejects an e-filed return or refuses an extension request because there is already a duplicate EIN or a Social Security Number on file. You receive a notification that you could be an identity theft victim. You're not receiving expected mailings from the IRS. Taking the right precautions can protect both you and your employees. (soft music)

Las empresas tienen que protegerse contra los ladrones de identidad que tienen como objetivo los registros y los registros de los empleados que puedan usar para presentar declaraciones de impuestos fraudulentas o solicitar un crédito. Los expertos advierten a los empresarios que almacenen con cuidado los EIN, Números de Identificación de Empleo, y la información del W-2 de los empleados. Criminales sofisticados están utilizando el correo electrónico para hacerse pasar por ejecutivos de la empresa y están solicitando los W-2 de los empleados, que luego se utilizan para presentar declaraciones de impuestos falsas o se venden en la web oscura. También utilizan los números de identificación fiscal de las empresas para presentar declaraciones o para buscar nuevos créditos. Los estafadores presentan las declaraciones de impuestos antes de tiempo para obtener reembolsos, que luego causan enormes dolores de cabeza cuando los trabajadores o las empresas presentan sus propias declaraciones y son rechazadas. Estas son algunas cosas que puede hacer para ayudar a proteger su negocio y a sus empleados. Educar al personal de nóminas o de finanzas para que sean cautelosos de las solicitudes de W-2 por correo electrónico. Se recomienda a las empresas que limiten el acceso a esta información y a exigir una verificación adicional, como una llamada telefónica o una solicitud en persona. Presente los impuestos personales y empresariales lo antes posible para ayudar a reducir las posibilidades de que un delincuente presente una declaración fraudulenta en nombre de otra persona. Los documentos personales o comerciales importantes deben guardarse siempre en un lugar seguro. Asegúrese de que los ordenadores de la empresa estén protegidos con contraseña y que el software se mantenga actualizado. Revise regularmente su informe de crédito empresarial. Trabaje con contables y abogados de confianza que puedan asesorarle con solvencia. Estas son las señales de alarma a las que debe prestar atención. El IRS rechaza una declaración presentada electrónicamente o rechaza una solicitud de prórroga porque ya hay un EIN duplicado o un número de la Seguridad Social en el archivo. Usted recibe una notificación de que podría ser víctima de un robo de identidad. No recibe los correos esperados del IRS. Tomar las precauciones adecuadas puede protegerle a usted como a sus empleados.