As a business owner or manager,
you know the importance of paying your bills.
But are you sure of what you're paying for?
That's exactly what crooks count on
when they hit you with an invoice scam,
where you're billed for goods
or services you never received,
slashing away at your profits.
This type of fraud occurs
when a scammer sends a fake invoice
to your business via email or regular mail,
and maybe even follows up with a phone call,
threatening to forward the bill to a collection service
as a way to make you act before you have time to think.
Invoice fraud can affect businesses of all sizes,
but it can hit small businesses
with tight margins especially hard.
The last thing you want to do is pay for nothing.
So, how can you avoid invoice fraud?
Experts recommend that you train your staff
to be vigilant and that you split payment
and approval steps if at all possible.
When you receive an invoice,
pay attention to where it's coming from and what it's for.
Do you recognize the biller?
Do the goods or services on the invoice match
what's on an original purchase order and receipt?
If not, check your records and personally call
or contact a provider using a trusted phone number
or email address for verification.
No match, no pay.
A red flag should also be raised if a bill
or request changes to the payment account number,
or request to be paid in a new way, such as a wire transfer.
Take the time to verify this type of request with records
you keep at the office,
not numbers or email addresses included in any mailing.
Experts recommend the following steps
to protect your business against invoice fraud,
train your staff, especially those responsible
for making payments, to be wary of any payment request,
especially if it's something new.
Check all invoices against purchase requests and receipts.
Compare invoices to previous ones you have received.
Do bank account details, logos and other information match?
Set up dual controls where at least one person
checks the invoice and initiates the payments,
and another person is required to approve it.
Conduct regular audits to verify the authenticity
of vendors and payment processes.
Don't pay until all information is verified.
And ask your financial institution
about ways to protect your business.
Don't be an invoice scam victim.
Take the time to verify everything before you pay.
Como propietario o gerente de un negocio,
conocen la importancia de pagar sus facturas.
¿Pero están seguros de lo que pagan?
Eso es exactamente con lo que cuentan los ladrones
cuando los atacan con una estafa de facturas
en la que les facturan por bienes o servicios
que ustedes nunca recibieron,
y les quitan sus beneficios.
Este tipo de fraude se produce
cuando un estafador envía una factura falsa a su empresa
por correo electrónico o por correo ordinario,
y tal vez incluso sigue con una llamada telefónica,
amenazando con remitir la factura a un servicio de cobro
como forma de hacer que actúen
antes de que tengan tiempo de pensar.
El fraude en las facturas
puede afectar a empresas de todos los tamaños,
pero puede afectar a las pequeñas empresas
con márgenes estrechos.
Lo último que quieren hacer es pagar por nada.
¿Cómo pueden evitar el fraude en las facturas?
Los expertos recomiendan que formen a su personal
para que esté atento y que, en la medida de lo posible,
dividan los pasos de pago y aprobación.
Cuando reciban una factura,
presten atención a su procedencia y a su contenido.
¿Reconocen al emisor de la factura?
¿Coinciden los productos o servicios de la factura
con los de la orden de compra y el recibo originales?
Si no es así, comprueben sus registros
y llamen personalmente
o póngase en contacto con el proveedor
a través de un número de teléfono
o dirección de correo electrónico de confianza
para verificarlo.
Si no hay coincidencia, no hay pago.
También hay que dar la voz de alarma
si una factura o solicitud
cambia el número de la cuenta de pago
o solicita que se le pague de una nueva forma,
como una transferencia bancaria.
Tómense el tiempo para verificar este tipo de solicitudes
con los registros que guardan en la oficina,
y no con los números o direcciones de correo electrónico
incluidos en cualquier envío.
Los expertos recomiendan los siguientes pasos
para proteger su empresa contra el fraude en las facturas.
Formen a su personal, especialmente a los responsables
de realizar los pagos,
para que desconfíen de cualquier solicitud de pago,
especialmente si se trata de algo nuevo.
Comprueben todas las facturas
con las solicitudes de compra y los recibos.
Comparen las facturas con las anteriores que hayan recibido.
¿Coinciden los datos de la cuenta bancaria,
los logotipos y otros datos?
Establezcan un doble control en el que al menos una persona
comprueba la factura e inicia los pagos,
y otra persona debe aprobarla.
Realicen auditorías periódicas
para verificar la autenticidad de los proveedores
y los procesos de pago.
No paguen hasta que toda la información esté verificada.
Y pregunten a su institución financiera
sobre las formas de proteger su empresa.
No sean víctimas de una estafa con las facturas.
Tómense el tiempo necesario para verificar todo
antes de pagar.