If your business wants to slam the door
on payments fraud,
it's time to introduce dual improvement procedures
and take them seriously.
Dual controls split the duties
of initiating and approving transactions
like ACH and wire payments into two steps,
people who can initiate payments and those who can ok them.
This blocks a single person,
whether it's a fraudster
who has gained access to your accounts
or an employee with bad intentions
from having full control
of both payment initiation and approval.
Dual controls can protect your business
when fraudsters have compromised user credentials.
from a growing number of payment scams,
against internal fraud by individual employees,
and from processing errors,
such as typos in payment or account numbers.
By separating payment initiation and approval duties,
you'll be requiring checks and balances on the process
and each step is important.
Those approved to initiate payments need to ensure
that the request is valid and to verify information
if there are any discrepancies.
Employees responsible for approving payments
need to exercise the same cautions
before allowing any money to be sent.
Dividing those duties ensures
that no single person controls the entire process.
It's important that you work closely
with your financial institution
to help determine protections
that will be best for your business
and how to implement dual controls.
As you set up the dual control safeguards,
make sure you discuss what kind of control you'll be using,
who is responsible for what steps in the process,
daily limits for wire and ACH payments,
daily limits by users,
using templates to streamline workflow,
who can initiate or change employee entitlements,
payment initiation and approval workflows
and how irregularities are reported and resolved.
By using dual controls,
you'll significantly reduce the possibility of fraud
by requiring that at least two
or more people are involved in transaction processing.
Si su negocio quiere azotar la puerta
En fraudes de pago,
Es momento de presentar procedimientos de mejora dobles
Y tomarlos con seriedad.
Los controles duales dividen los deberes
De iniciar y aprobar transacciones
Como ACH y cablegráfica en dos pasos,
La gente que puede iniciar pagos y aquellos que pueden
Aprobarlos. Esto bloquea a una sola persona,
Sea un estafador
Que ha obtenido acceso a sus cuentas
O un empleado con malas intenciones
Al tener control completo
Tanto de iniciación de pagos como aprobación.
Los controles dobles puede proteger su negocio
Cuando estafadores han comprometido credenciales de usuarios
Des un número creciente de estafas de pagos,
En contra del fraude interno por empleados individuales
Y de errores de procesamiento,
Como errores de escritura en pagos o números de cuenta.
Al separar iniciación de pagos y deberes de aprobación,
Va a requerir cheques y balances en el proceso
Y cada paso es importante.
Aquellos aproados para iniciar pagos necesitan asegurar
Que la solicitud sea válida y verificar información
En caso de que haya discrepancias.
Los empleados responsables de aprobar pagos
Necesitan ejercer la misma precaución
Antes de permitir que cualquier dinero sea enviado.
Dividir esos deberes asegura
Que una sola persona no controles el proceso entero.
Es importante que que trabajen de cerca
Con su institución financiera
Para ayudar a determinar protecciones
Que serán mejores para su negocio
Y cómo implementar controles dobles.
Mientras configura las defensas de control dual,
Asegúrese de discutir qué tipo de control estará usando,
Quién es responsable para qué pasos en el proceso,
Límites diarios para transacción y pagos ACH,
Límites diarios para usuarios,
Usar plantillas para agilizar el flujo de trabajo,
Quién puede iniciar o cambiar habilidades de empleados,
Iniciación de pagos y aprobación de flujo de trabajo
Y cómo las irregularidades se reportan y solucionan.
Usando controles duales,
Reducirá significativamente la posibilidad de fraude
Al requerir al menos dos
O más personas involucradas en el proceso de transacciones.