The coronavirus pandemic is forcing businesses to make tough decisions about how to maintain operations as they look to protect their staff and clients. While some, such as grocery stores, medical facilities and financial institutions, will need to keep staff on site and others are temporarily laying employees off, many businesses are allowing staff to work from home during these trying times. While this can maintain a semblance of business as usual, it also comes with challenges and necessary precautions. Here are some tips suggested by a variety of experts. Ensure that employees have the tools they need to do their jobs remotely. considerations should include whether they're allowed to take work devices home, or if they will be allowed to use their home computers or smart phones. Let them know how to get any necessary office supplies and what records to keep. Do you have direct deposit for paychecks set up, so they don't have to come into the office to get paid? Make sure they know what they're expected to do from home and what hours they're expected to work. Make sure they know who to contact. Set up times for daily check-ins. let them know how quickly they should respond to a work request. Have a communications plan. Do you have instant messaging, teleconferencing or web-based video capabilities? Have you set up regular meeting times? What hours should employees or their supervisors be available? Who do they call with specific questions? And when will those people be available? Ensure that employees and managers have a list of contact numbers and that they know how they should let their clients contact them. Encourage them to communicate with each other. Have a security plan. Do you have a VPN for secure access to your network? Have you stressed the need for strong passwords for computers and devices? Are computers and smartphones updated with the latest operating systems and software? Have you worn staff about possible email scams, and reminded them not to open unsolicited email or to download attachments unless they're absolutely sure of the source? Have you told them to question all email, even if it looks official? Have you let them know that if they get email from top management or supervisors with out of the ordinary requests to call the manager and confirm that request? Have you told them to avoid the use of unsecure wifi networks? Are you allowing only as much access to systems as needed based on each employee's duties? Who should they contact if they're worried about a security breach? How should they back up and store their work? Let employees know about support options. Will they have technical supports if they're having problems logging on, completing tasks, or if something is wrong with their device? Who will they contact and when can those people be contacted? There is a lot to consider and decision making time will be tight, but planning and clear policies will your business and employees know what is expected until things can start moving back to normal.

La pandemia del coronavirus ha obligado a las empresas a tomar decisiones difíciles sobre cómo mantener sus operaciones y cómo mantener a salvo a su personal y clientes. Algunos negocios, como tiendas de abarrotes, instalaciones médicas e instituciones financieras, han tenido que mantener a su personal trabajando, mientras que otros han despedido temporalmente a sus empleados y muchos más han permitido que el personal trabaje desde casa ante tiempos tan difíciles. Si bien esto último pudiera aparentar que los negocios siguen como siempre, hay que enfrentar muchos desafíos y tomar precauciones. He aquí algunos consejos para el trabajo a distancia. Asegúrese de que los empleados tengan las herramientas necesarias para trabajar de forma remota. Hay que considerar si se les permitirá llevarse dispositivos del trabajo a casa o si deberán usar su propia computadora en casa o su teléfono inteligente. Hágales saber cómo pueden conseguir el material de oficina que necesiten y qué registros de trabajo deben llevar. ¿Hay una cuenta a donde depositarles su nómina para que no tengan que ir a la oficina a que les paguen? Asegúrese de que sepan lo que se espera que hagan desde casa y a qué horas deben trabajar. Asegúrese de que sepan a quién deben contactar y establezca horarios de entrada y salida. Hágales saber qué tan rápido deben responder ante cualquier solicitud de trabajo. Implemente un plan de comunicaciones. ¿Hay mensajería instantánea, teleconferencias u otra forma de comunicarse por la web? ¿Ya estableció las horas de junta? ¿A qué horas deben estar disponibles los empleados o sus supervisores? ¿A quién deben llamar ante dudas específicas y en qué momento estarán disponibles esas personas? Asegúrese de que los empleados y gerentes tengan los contactos necesarios y que le indiquen a sus clientes cómo y cuándo contactarlos. Anímelos a comunicarse entre sí. Tenga un plan de seguridad. ¿Hay un VPN para acceder a su red privada virtual? ¿Ha insistido en la necesidad de tener contraseñas seguras en todas las computadoras y dispositivos? ¿Están las computadoras y los celulares actualizados con software y sistemas operativos recientes? ¿Ha alertado al personal sobre posibles estafas por correo electrónico? ¿Saben que no deben abrir correos electrónicos no solicitados ni descargar archivos adjuntos a menos de que estén totalmente seguros de quién los envía? ¿Les ha pedido que duden sobre todos los correos, incluso si parecen oficiales? ¿Les ha hecho saber que si les llega un correo de la alta dirección o de un supervisor, con alguna petición fuera de lo común, deben llamar a su gerente y confirmar tal solicitud? ¿Les has urgido a evitar el uso de redes wifi no seguras? ¿Ha establecido los permisos de acceso dependiendo de las necesidades y las funciones de cada quien? ¿Saben a quién contactar en caso de detectar alguna violación a la seguridad? ¿Saben cómo hacer copias de seguridad y guardar su trabajo? Informe a los empleados sobre las opciones de soporte. ¿Tendrán soporte técnico si tienen problemas al iniciar sesión o completar alguna tarea o si algo anda mal con su dispositivo? ¿A quién deben contactar y cuándo pueden contactar a esa persona? Hay mucho por considerar y el tiempo para la toma de decisiones será poco. Pero planificando y teniendo políticas claras los empleados de su empresa sabrán lo que se espera de ellos hasta que todo vuelva a la normalidad.