Mes clients sauront-ils au courant que leurs paiements sont dirigés vers la banque pour le traitement?

Non. Vos clients envoient tout simplement leurs paiements adressés à votre entreprise vers une case postale que nous contrôlons. Ils n’auront donc aucun contact direct avec nos employés en charge du Lockbox. Vos clients comprendraient toutefois, s’ils apprenaient que vous utilisez la boite postale, que cet outil vous permet de simplifier vos opérations.

Comment puis-je diriger les versements de mes clients vers la banque pour qu’ils soient traités par Lockbox?

Une fois votre service de Lockbox mis en place, demandez tout simplement à vos clients d’expédiez les paiements futurs à la case postale que nous vous attribuerons. Vous pouvez également imprimer la nouvelle adresse sur votre document de versement (coupon et/ou facture). Il vous est aussi possible d’utiliser des enveloppes de retour en guise de rappel.

Quels types de paiements sont acceptés?

La plupart des méthodes de paiement (par exemple, chèque ou mandat-poste) peuvent être traitées et imagées via le système Lockbox. Le traitement des cartes de crédit, toutefois, n’est pas possible.

Quelles options sont disponibles pour bloquer le traitement sur certains comptes clients spécifiques?

S’il y a des paiements de clients spécifiques pour lesquels vous ne souhaitez pas qu’ils soient comptabilisés, faites-le nous savoir et nous marquerons ces comptes. Nous vous transmettrons le paiement à votre demande.

Quel système de contrôle de qualité est mis en place pour garantir que mes paiements sont traités correctement?

Le contrôle de la qualité demeure au premier plan de nos activités. Nous utilisons la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour valider le numéro de compte et les informations sur le montant dû. De plus, notre personnel professionnel qualifié utilise un processus de double vérification pour garantir l’exactitude de l’information. Nous surveillons de près la rapidité, l’efficacité et la qualité en renouvelant régulièrement nos activités de traitement.

Existe-t-il un service à la clientèle pour le service Lockbox?

Les employés du service à la clientèle sont disponibles pendant les heures régulières d’ouverture et ont accès aux donnés relatives à vos transactions de Lockbox. Ils peuvent ainsi répondre rapidement à toutes vos questions.

Sous quel format puis-je recevoir mes rapports?

Les rapports contenant les images de vos documents recevables peuvent être créés sous divers formats, notamment en PDF, délimité par des virgules, Word, Excel et Open Office. Ces rapports peuvent être envoyés aux clients Lockbox via notre plateforme internet, par courriel, télécopieur ou par un accès FTP.

Quelles sont les types d’images disponibles?

Lockbox image vos informations de paiement, y compris les chèques, mandats, coupons et enveloppes de paiements. Ces images sont ensuite mises à votre disposition via vos rapports Lockbox.

Quelle est la période pour laquelle je peux consulter les rapports?

Les rapports peuvent être consultés pendant au moins 90 jours. Une disponibilité plus longue dépend des termes et spécifications de votre contrat Lockbox.

Est-ce que le Lockbox est une solution rentable pour mon entreprise?

Plusieurs facteurs sont regardés afin de déterminer si le Lockbox est la bonne solution pour votre entreprise, y compris les volumens mensuels moyens en dollars et le nombre de transactions reçues, l’emplacement physique de votre clientèle etc. Nous pouvons vous aider à analyser votre situation et déterminer si le Lockbox est fait pour vous.

Questions?

Si vous avez des questions additionnelles, contactez la Banque Nationale pour obtenir de l’aide.